Could we reschedule?라고 쓰고 나서 손이 멈출 수 있습니다. 일정을 바꾸고 싶다는 뜻은 전달되지만, 받는 사람은 언제로 바꾸자는 건지 다시 물어야 하니까요.
일정 변경 메일에는 기존 약속, 변경 요청, 가능한 대체 시간을 넣어보세요. 상대가 답장을 쓰는 데 필요한 정보를 한 번에 주는 방식입니다.
어느 미팅인지 먼저 짚어주세요
I'm writing about our meeting on June 11. 6월 11일 예정된 미팅에 대해 연락드립니다.
이어서 변경이 필요하다고 말합니다.
Could we reschedule it for another day? 다른 날로 일정을 변경할 수 있을까요?
변경 사유를 설명해야 한다면 실제 상황에 맞게 간단히 적으면 됩니다. a scheduling conflict는 일정이 겹친 상황을 뜻하므로 그런 사정이 있을 때 사용하세요. 정중한 메일을 만들려고 없는 이유를 붙일 필요는 없습니다.
상대의 일정에도 영향을 주는 요청이라면 사과를 한 문장 더할 수 있습니다.
I'm sorry for the change. 일정을 변경하게 되어 죄송합니다.
가능한 시간을 선택지로 주기
Would June 12 at 3 p.m. or June 13 at 10 a.m. Korea time work for you? 한국 시간으로 6월 12일 오후 3시나 6월 13일 오전 10시가 괜찮으실까요?
work for you는 그 시간이나 방법이 상대에게 괜찮은지 묻는 표현입니다. 여기서는 상대의 업무 수행 여부를 묻는 것이 아닙니다.
두 선택지를 모두 제안할 수 있을 때 사용하는 문장이에요. 실제로 가능한 시간을 캘린더에서 확인하고, 서로 다른 지역에서 일한다면 상대 지역의 날짜가 달라지지는 않는지도 확인해주세요.
메일로 묶으면 이렇게 됩니다
아래 날짜와 이름은 연습용 예시입니다.
Hi Alex,
I'm writing about our meeting on June 11. Could we reschedule it for another day? I'm sorry for the change.
Would June 12 at 3 p.m. or June 13 at 10 a.m. Korea time work for you? If neither works, please suggest a time that suits you.
Thank you, [Your name]
마지막 문장은 두 시간 모두 어렵다면 가능한 시간을 제안해달라는 뜻입니다. 일정이 유연한 상황에서 쓸 수 있습니다. 특정 날짜 전에 꼭 만나야 한다면 그 제한도 분명하게 알려야 하고요.
상대가 이미 시간을 내준 상황이라면 Thanks for your flexibility라는 감사 표현을 덧붙일 수 있지만, 변경에 동의하기도 전에 감사 문구만으로 요청이 확정된 것처럼 처리하지는 않는 게 좋습니다.
답장을 받으면 일정까지 다시 확인하기
상대가 한 시간을 골랐다면 아래처럼 확인할 수 있습니다.
June 12 at 3 p.m. Korea time works for me. I'll update the calendar invitation. 한국 시간 6월 12일 오후 3시로 괜찮습니다. 캘린더 초대도 수정하겠습니다.
메일과 캘린더가 서로 다른 시간을 가리키지 않도록 실제 초대도 업데이트해주세요. 새 회의 링크가 생긴다면 어느 링크를 사용할지도 맞춰야 합니다.
연습할 때는 달만 바꾸어 외우기보다 상대가 두 시간 모두 어렵다고 답하는 경우도 만들어보세요. 언제까지 가능한지 묻고 다른 선택지를 제안하는 데까지 이어가면 업무 대화에 가까워집니다.
답장을 기다리는 상황에서는 영어 이메일 회신을 다시 요청하는 방법을, 통화 중 날짜를 확인할 때는 영어 회의에서 숫자와 시간을 확인하는 표현을 참고할 수 있습니다.