보낸 메일에 답장이 없는데 다음 작업은 시작해야 합니다. 한 번 더 보내자니 재촉하는 것 같고, 기다리자니 일정이 걸립니다.
영어 이메일에서는 정중한 표현을 고르는 데 시간을 많이 쓰기 쉽습니다. 그런데 받는 사람 입장에서는 어떤 건을 다시 묻는지, 언제까지 무엇을 해주면 되는지가 먼저 보여야 답하기 편해요.
이전 메일과 연결해주세요
같은 건에 대한 확인이라면 기존 메일에 답장하는 방식으로 맥락을 남길 수 있습니다. 첫 문장은 짧게 시작해도 됩니다.
I'm following up on my email about the proposal. 제안서 관련해서 보낸 메일에 대해 다시 연락드립니다.
상대가 이전 메일을 못 봤을 수도 있으니 핵심 요청도 다시 적어주세요.
Could you share your feedback by Thursday afternoon? 목요일 오후까지 의견을 보내주실 수 있을까요?
이때 next Thursday나 by tomorrow처럼 상대의 기준에 따라 해석이 달라질 수 있는 표현은 주의하는 게 좋습니다. 서로 다른 지역에서 일하거나 일정이 중요하다면 날짜와 시간대까지 구체적으로 적어주세요.
왜 그때까지 필요한지도 한 줄
마감 시점만 쓰면 상대는 급한 이유를 모를 수 있습니다. 실제 다음 일정과 연결해서 설명하면 요청의 맥락이 생깁니다.
We're planning to finalize the document on Friday. 금요일에 문서를 최종 확정할 예정입니다.
여기서 이유는 사실이어야 합니다. 답장을 빨리 받고 싶다는 이유로 없는 회의나 마감을 만들어 적을 필요는 없습니다.
아래는 일정이 실제로 그렇게 잡혀 있다는 가정으로 쓴 예시입니다.
Hi Alex,
I'm following up on my email about the proposal. Could you share your feedback by Thursday afternoon? We're planning to finalize the document on Friday.
If you need more time, please let me know when you expect to send it.
Thank you, [Your name]
마지막 문장은 시간이 더 필요하면 언제 보낼 수 있을지 알려달라는 뜻입니다. 정해진 기한을 꼭 지켜야 하는 상황이라면 이런 선택지를 무조건 붙이기보다, 지연 시 어떤 조정이 필요한지를 업무 상황에 맞게 설명해야 합니다.
“정중하게”와 “모호하게”는 다릅니다
At your earliest convenience라는 표현을 쓰면 정중하게 들릴 수는 있습니다. 하지만 필요한 날짜가 있다면 그 표현만으로 기한을 전달하기는 어렵습니다.
같은 이유로 Just checking in이라고만 보내면 상대가 이전 메일을 다시 찾아야 할 수도 있어요. 한 줄을 더 쓰더라도 확인할 항목과 원하는 행동을 적어주는 편이 낫습니다.
반대로 긴 사과로 시작할 필요가 없는 메일도 있습니다. 정말 사과해야 할 일이 있는지, 정상적인 업무 확인을 하는 상황인지 먼저 구분해보세요. 톤은 상대와의 관계, 이전 대화, 회사의 소통 방식에 따라 달라질 수 있습니다.
보내기 전에는 세 군데만 확인해보면 좋겠습니다. 무엇에 대한 메일인지 보이는지, 상대에게 원하는 행동이 적혀 있는지, 필요한 시점이 분명한지요. 이 세 가지가 들어가면 예쁜 표현을 더하는 것보다 먼저 해결되는 문제가 있습니다.
메일에서 정리한 내용을 회의에서도 말해야 한다면 업무 진행 상황을 영어로 보고하는 흐름을 참고해보세요.