Please check the attachment라고 적고 파일을 붙였습니다. 그런데 받는 사람 입장에서는 어느 부분을 확인해야 하는지, 이전 파일과 무엇이 달라졌는지 알기 어려울 수 있습니다.
영어 이메일의 첨부 안내는 파일이 있다는 사실에 요청할 행동을 붙여보세요. 검토인지, 보관용 공유인지, 승인 요청인지 구분되면 답장을 준비하기도 쉬워집니다.
첨부했다는 말은 짧게 해도 됩니다
I've attached the updated proposal. 수정된 제안서를 첨부했습니다.
Please find attached the updated proposal처럼 쓰는 방식도 있지만, 모든 메일에서 긴 형식을 선택할 필요는 없습니다. 회사의 문체에 맞춰 자연스럽게 쓸 수 있는 문장을 고르면 됩니다.
단순 공유라면 목적도 밝혀주세요.
I've attached the meeting notes for your reference. 참고하실 수 있도록 회의 메모를 첨부했습니다.
for your reference는 참고용이라는 뜻입니다. 실제로 확인이나 승인이 필요한 파일에 이 말만 적으면 요청이 약하게 전달될 수 있습니다. 상대에게 바라는 행동이 있다면 따로 적어주세요.
무엇이 바뀌었는지 알려주기
I've updated the pricing on page three and highlighted the changes. 3페이지의 가격을 수정하고 변경 부분을 표시했습니다.
수정한 위치를 알리면 상대가 파일 전체를 다시 읽어야 하는지 판단할 수 있습니다. 실제 파일에서 변경 표시를 해둔 경우에 쓸 수 있는 문장입니다.
여러 버전이 오간 상황이라면 어떤 파일을 사용할지도 말할 수 있습니다.
Please use this version for the review. 검토에는 이번 버전을 사용해주세요.
제목이나 파일명에도 버전을 구분할 정보가 있어야 합니다. final, final2, final-new를 계속 붙이면 나중에 어느 것이 최신인지 헷갈릴 수 있겠죠. 팀에서 사용하는 날짜나 버전 표기 규칙이 있다면 그 규칙을 따르는 편이 좋습니다.
확인 요청은 항목과 기한까지
Could you review the pricing section and send me your comments by Thursday? 가격 부분을 검토하고 목요일까지 의견을 보내주실 수 있을까요?
가격을 참고하라는 것인지, 오류를 확인하라는 것인지, 승인해달라는 것인지에 따라 동사를 바꿔야 할 수 있습니다. review와 approve는 같은 행동이 아니니까요.
아래는 연습을 위한 짧은 메일입니다.
Hi Alex,
I've attached the updated proposal. I've revised the pricing on page three and highlighted the changes. Could you review that section and send me your comments by Thursday?
Thank you, [Your name]
명확한 날짜와 시각이 필요한 상황이라면 Thursday를 구체적인 날짜와 시간대로 바꾸어주세요.
링크를 공유할 때도 같은 원리입니다
파일을 첨부하는 대신 문서 링크를 보내는 경우에는 You can find the updated proposal at the link below라고 안내할 수 있습니다. 이때는 받는 사람이 실제로 접근할 수 있는지도 확인해야 합니다.
내 계정에서는 열리지만 상대에게 권한이 없는 링크일 수 있습니다. 전송 전에 접근 범위와 공유할 파일이 맞는지 확인하면, 영어 문구를 다듬은 뒤 생기는 별도의 왕복을 줄일 수 있습니다.
한 번 더 확인을 요청해야 한다면 영어 이메일 회신을 재촉하는 방법을 참고하세요. 검토할 범위를 구체적으로 정하는 연습은 업무 도움 요청 영어와 이어서 할 수 있습니다.