고객에게 일정을 늦춰야 한다고 알리는 메일은 한국어로도 쓰기 어렵습니다. 영어에서는 정중한 사과 표현을 찾느라 시간을 쓰다가 정작 바뀐 일정이 뒤에 묻힐 수 있어요.
받는 사람이 필요한 것은 현재 상황과 업무에 미치는 영향, 다음에 무엇을 확인할 수 있는지입니다. 사과와 함께 그 정보를 구체적으로 전달하는 쪽으로 준비해보세요.
어느 일정이 바뀌는지 먼저
아래는 6월 15일 배송 예정인 주문의 일정이 달라지는 연습용 상황입니다.
I'm writing to update you on the delivery scheduled for June 15. 6월 15일 예정된 배송 일정에 대해 안내드립니다.
어느 주문이나 프로젝트인지 구분할 정보가 필요하면 함께 적습니다. 다른 건과 혼동되지 않게 하는 것이 먼저입니다.
We're sorry, but the delivery will be delayed. 죄송하지만 배송이 지연될 예정입니다.
이미 지연이 확정된 상황에서 사용하는 문장입니다. 지연될 가능성을 미리 알리는 것이라면 there may be a delay처럼 불확실한 정도를 구분할 수 있습니다.
새 일정이 확정인지 예상인지
The current estimated delivery date is June 18. 현재 예상 배송일은 6월 18일입니다.
estimated는 예상이라는 뜻입니다. 확정하지 못한 날짜를 We will definitely deliver it on June 18처럼 단정하지 않는 게 좋습니다. 반대로 확정된 새 일정이 있다면 그에 맞는 문장으로 안내하면 되고요.
날짜를 아직 제시할 수 없다면 다음 확인 시점을 알려줄 수 있습니다.
We're confirming the revised schedule and will send you an update by tomorrow afternoon. 수정 일정을 확인하고 있으며 내일 오후까지 진행 상황을 알려드리겠습니다.
이 문장도 실제로 다음 날 연락할 수 있을 때 사용하는 약속입니다. 다음 연락 시간과 작업 완료 시점은 다른 정보라는 점을 구분해주세요.
메일을 짧게 묶어보기
Hi Alex,
I'm writing to update you on the delivery scheduled for June 15. We're sorry, but the delivery will be delayed. The current estimated delivery date is June 18.
We'll confirm the shipping details and send you an update by tomorrow afternoon. We understand this may affect your schedule, and we're sorry for the inconvenience.
Best regards, [Your name]
원인을 설명해야 한다면 확인된 사유를 추가할 수 있습니다. 아직 모르는 이유를 적당히 만들어 넣거나 다른 팀의 책임으로 단정하지 않아도 됩니다. 원인 확인 중이라는 상태와 고객에게 제공할 다음 정보를 구분해서 적으세요.
부분 배송이나 대체 일정처럼 선택지가 있다면 검토 가능한 범위에서 안내할 수 있습니다. 다만 실제로 제공할 수 없는 방안을 먼저 약속하면 이후 대화가 더 어려워질 수 있습니다.
보내기 전 세 가지 확인
원래 일정과 새 일정이 구분되는지, 날짜가 예상인지 확정인지 드러나는지, 다음 연락 시점이 적혀 있는지 살펴보세요. 마지막 문장을 읽고도 고객이 “그래서 언제 다시 알려주나요?”라고 물어야 한다면 그 부분을 보완하면 됩니다.
이후 고객이 불편을 표현하면 고객 불만에 영어로 답하는 방법으로 연결해서 연습할 수 있습니다. 사내에 같은 상황을 보고할 때는 업무 진행 상황 영어 보고의 구조를 활용해보세요.