전화에서는 상대의 표정을 볼 수 없습니다. 이름을 놓쳤는데 바로 용건으로 넘어가면 다시 물어볼 기회를 잡기도 어렵죠. 그래서 업무 전화 영어를 준비할 때는 긴 설명 전에 상대와 용건을 확인하는 문장부터 익혀보면 좋습니다.
아래 표현은 전화 응대를 연습하기 위한 예시입니다. 실제 회사에서 정한 인사말이나 연락처 처리 방식이 있다면 그 방식에 맞춰 사용하세요.
받는 쪽이라면 누구인지 확인하기
Good morning. This is Jiyoon speaking. How can I help you? 안녕하세요. 지윤입니다. 무엇을 도와드릴까요?
회사 이름을 함께 말해야 한다면 앞에 회사 이름을 넣을 수 있습니다. 상대가 이름을 빠르게 말해서 놓쳤다면 다시 요청해도 됩니다.
Could I have your name again, please? 성함을 다시 말씀해주실 수 있을까요?
이름의 철자가 필요하다면 Could you spell that for me?라고 이어갈 수 있습니다. 들은 소리를 임의로 영어 철자로 옮겨 적는 것보다 확인하는 편이 정확합니다.
용건을 짧게 확인할 때는 May I ask what this is regarding?이라는 문장도 쓸 수 있습니다. 다만 회사의 응대 절차에 따라 확인할 수 있는 내용과 전달할 범위가 다를 수 있습니다.
내가 전화를 걸었다면
Hi, this is Jiyoon from the sales team. I'm calling about the delivery schedule. 안녕하세요. 영업팀의 지윤입니다. 배송 일정에 관해 전화드렸습니다.
누가 왜 전화했는지를 먼저 말하는 구조입니다. 상대가 여러 주문을 다루고 있다면 주문 번호처럼 확인에 필요한 정보를 추가할 수 있습니다. 실제 통화에서 공유해도 되는 정보만 준비해주세요.
담당자가 자리에 없는 상황도 연습해볼 수 있습니다.
Could you let them know that I called about the revised schedule? 수정된 일정 때문에 전화했다고 전달해주실 수 있을까요?
단순히 전화했다는 사실만 남기기보다 연락 목적을 짧게 덧붙이면 담당자도 회신을 준비하기 쉽습니다.
메시지를 남길 때는 다음 행동까지
Could you ask them to call me back this afternoon? 오늘 오후에 다시 전화해달라고 전해주실 수 있을까요?
서로 다른 지역이라면 this afternoon만으로는 시간이 모호할 수 있습니다. 필요한 경우 시각과 시간대를 구체적으로 정하고, 내가 실제로 전화를 받을 수 있는지도 확인해야 합니다.
받는 입장에서 내용을 다시 읽어주려면 이렇게 시작할 수 있어요.
Let me read that back to make sure I have it right. 정확하게 적었는지 다시 읽어드리겠습니다.
이후 이름, 연락처, 용건을 확인합니다. 숫자는 덩어리로 나누어 읽고 상대가 수정할 틈을 주면 좋습니다. 이름 하나를 확인하지 못한 채 긴 메시지를 남기는 것보다 필요한 항목부터 맞추는 방식입니다.
대화의 양쪽을 번갈아 연습해보세요
내가 걸었을 때의 문장만 외우지 말고 상대가 무엇을 물을지도 적어봅니다. 이름을 다시 묻거나, 담당자가 없다고 하거나, 어느 일정에 관한 것인지 확인할 수 있겠죠.
역할을 바꾸어 읽어보면 같은 표현을 듣는 연습도 할 수 있습니다. 메모 없이 이름과 용건을 전달하는 데까지 한 번 이어가보세요.
못 들은 날짜와 숫자를 확인하는 표현은 영어 회의에서 다시 묻는 방법에서도 볼 수 있습니다. 통화 후 내용을 메일로 남길 때는 회의의 담당자와 기한을 정리하는 흐름을 참고해보세요.